Één van de leukste onderdelen voor een ondernemer, facturen schrijven! Je gaat ‘als het goed is’ namelijk betaald krijgen voor bewezen diensten of het leveren van je producten. De belastingdienst is echter wel streng met betrekking tot de regels waaraan je moet voldoen, anders kun je niet gebruik maken van de btw-aftrek. In dit artikel delen we de 5 belangrijkste onderdelen waar jij op moet letten bij het opstellen van je facturen!
De template
Als (jong) bedrijf wil je zorgen voor een professionele uitstraling. Naast dat je factuur netjes en overzichtelijk moet zijn, wil je ook graag dat je factuur past bij het imago van je bedrijf en mooi eruit ziet. Daarom hebben wij hieronder een paar handige tools genoemd die jou, ook als non creatieveling, kunnen helpen met het maken van een nette en mooie template voor je facturen die past bij het imago van je bedrijf.
- Canva (gratis)
- Upwork/ Fiverr
- Designer
Wat mag er niet ontbreken aan je factuur
Ongeacht wat voor onderneming je ook hebt er zijn een paar elementen die elke ondernemer terug moet laten komen in zijn factuur. Let op: Een factuur kan als niet rechtsgeldig worden gezien als deze niet voldoet aan de genoemde eisen. Je hebt als ondernemer dan geen recht op de btw-aftrek. Wees ook nauwkeurig met facturen die jij als ondernemer van (bijvoorbeeld) een tussenpersoon kan ontvangen. Bemerk je een fout van een factuur die je zelf ontvangen of die je zelf verstuurd heb corrigeer deze dan altijd en zorg dat je een nieuwe factuur ontvangt of verstuurd.
Je KVK-nummer
Sta je ingeschreven bij de KVK? Dan heb je een unieke achtcijferige code die je op elke factuur moet aangeven. Dit is een officieel bewijs dat je staat ingeschreven in het handelsregister. Voor je klanten is dit nummer een indicatie dat je op een wettige manier onderneemt.
Je btw-identificatienummer en het btw-bedrag.
Net zoals je KVK-nummer is je btw-id ook een officiële code die benoemd dient te worden in je facturen. Het btw bedrag kan je bij bedragen boven de 100 euro weergeven.
De factuurdatum en het factuurnummer
Door de factuurdatum op je factuur te zetten weet je klant wanneer het bedrag wat hij dient te betalen is aangemaakt en vanaf wanneer een mogelijk betaaltermijn geldt. De factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn.
De datum van levering.
Met het aangeven van de leveringsdatum erken je het product/dienst te hebben en te kunnen leveren aan een klant. De klant kan op zijn beurt zien wanneer hij zijn bestelling kan ontvangen.
De naam en het adres van jezelf en je klant.
Het aangeven van naam en adres is een formaliteit op elke (formele) factuur. Het is een voor de hand liggende manier om te checken of de factuur die is gemaakt van het juiste persoon komt en bij het juiste persoon aankomt.
De goederen of diensten die je levert.
Elke factuur geeft aan wat er precies gefactureerd is. Zo geef je als ondernemer aan waar je je klant voor laat betalen. Een controle voor jezelf, maar ook voor de klant.
Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.
Net zoals bij het soort goederen of producten wat je levert moet je ook vermelden hoeveel er zijn afgenomen en/-of hoeveel uur er in een gegeven dienst heeft gezeten.
Denk aan AVG
De Algemene Gegevens Verordening (AVG) is de privacywet die sinds mei 2018 geldt voor alle ondernemers. Omdat je tijdens het factureren met persoonsgegevens in de weer bent en deze ook (digitaal) gaat versturen moet je goed rekening houden met de regels die hier aan verbonden zijn. Persoonsgegevens mogen niet zomaar voor van alles gebruikt worden, ook niet intern en mogen al helemaal niet zomaar verspreid worden. Houd je je niet aan de avg regels, dan kunnen hier flinke boetes tegenover staan. Als ondernemer moet je kunnen aantonen waar je de gegevens van je klanten allemaal voor gebruikt en hoe lang je deze bewaart.
Je geld ontvangen
Het leukste gedeelte voor veel ondernemers: de financiele beloning! Om snel je geld te ontvangen van je klanten moet je zoals bovenaan al is benoemd altijd aangeven wat het betaaltermijn is. Zelf zo snel mogelijk de factuur naar de klant versturen is hier een belangrijk onderdeel van. Zorg in ieder geval dat je de factuur verstuurt voor de 15e van de maand volgend op de maand waarin je je product of dienst hebt geleverd. De Belastingdienst noemt dit de uitreikingsdatum. Een factuur kan je digitaal of via de post versturen.
Het bewaren van facturen
Facturen moet je bewaren voor verschillende redenen, maar het belangrijkste argument is wel je administratie. De Belastingdienst wil dat je binnen een redelijk termijn je administratie kan overhandigen. Hoe je de facturen bewaart maakt niet uit. Je kan ze elektronisch bewaren of opslaan in mappen, zolang je ze maar weer kan oproepen. Het bewaartermijn voor facturen, bonnetjes en dergelijke staat op zeven jaar. Voor onroerende goederen is dit tien jaar.
Conclusie
Je factuur mag best meer zijn dan alleen functioneel. Je wilt met je factuur ook uitstralen dat je nagedacht hebt over het imago wat je wil uitstralen. Zorg wel dat je factuur blijft voldoen aan de bovengenoemde elementen anders zou je problemen kunnen krijgen met onder andere je btw-aftrek. Zorg dat je je houdt aan de regels van de AVG wet, je facturen verstuurt voor de 15 van de maand en facturen zelf minstens 7 tot 10 jaar bewaard.