Iedere onderneming in Nederland moet zich inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Het officiële bewijs van de inschrijving van jouw onderneming in het Handelsregister, heet een uittreksel. Ben je benieuwd wat je precies met zo’n uittreksel kunt doen wat het is en hoe je het kan aanvragen? Lees dan verder!
Wat is een uittreksel?
Een uittreksel van de KvK demonstreert het overzicht van de geregistreerde gegevens van een bedrijf op moment van aanvraging. Hierin kun je allerlei verschillende informatie over je eigen bedrijf of een ander bedrijf opzoeken, zoals het adres van een onderneming, de oprichtingsdatum of wie de bestuurders zijn. De gegevens die dan worden verstrekt zijn de gegevens die op het moment van aanvraging gelden. Elke onderneming is verplicht zich in te schrijven bij het Handelsregister van de KvK, daarom kan je bij het aanvragen van een uittreksel de bedrijfsgegevens van je eigen bedrijf en ander bedrijf makkelijk zien.
Wat kun je met een uittreksel?
Een uittreksel is dus erg handig om aan te vragen om bijvoorbeeld informatie over je zakenpartner te verkrijgen. Je ontvangt een overzicht van de volgende gegevens van je zakenpartner:
- Naam
- KVK nummer
- Adresgegevens
- Oprichtingsdatum
- Functionarissen
- Eigenaren informatie
- Type inschrijving
Maar met het uittreksel kan je ook aantonen dat je geen ongewenste postreclame of verkoop aan de deur wil door middel van een Non-Mailing-Indicator (NMI). Als je deze activeert bij een inschrijving in het Handelsregister krijg je geen ongewenste post en verschijnt er niemand aan je deur.
Waarom is het belangrijk om een uittreksel aan te vragen?
Het is belangrijk om te weten met wie je zaken doet zodat je kan voorkomen dat je opgelicht wordt. Gelukkig legt de KvK van iedere onderneming vast wat de bedrijfsgegevens zijn, wat de handelsnaam is, wat het adres is, hoe de aansprakelijkheid is geregeld en wie er tekenbevoegd is. Je kan al deze gegevens 24/7 aanvragen bij de KvK, door middel van het aanvragen van een uittreksel bij het Handelsregister van de KvK.
Hoe actueel is een uittreksel van het Handelsregister?
Uittreksels uit het Handelsregister tonen bedrijfsgegevens op het moment van aanvragen. Als er daarna wijzigingen plaatsvinden, is de informatie over de bepaalde onderneming verouderd. Daarom vragen de meeste bedrijven dus een uittreksel aan die niet ouder is dan een maand, om zo te voorkomen dat er wordt gewerkt met foute informatie.
Hoe lang en wanneer is een uittreksel van de KvK geldig?
De geldigheid kan verschillen voor wat voor doeleinden je het uittreksel van de KvK nodig hebt. Het is belangrijk dat de naam van de tekenbevoegde staat op het uittreksel. Dit is de persoon die namens een bedrijf contracten kan ondertekenen. In veel gevallen is dat de eigenaar, maar dit kunnen ook de bestuurders zijn van de BV. Een uittreksel mag vaak niet ouder zijn dan één jaar, zodat de gegevens overeenkomen met de huidige situatie.
Welke uittreksels kun je bestellen?
Je kunt de verschillende uittreksels bestellen bij de KvK voor verschillende doeleinden. Zo is er een onderscheid tussen officieel uittreksel (gewaarmerkt) en een onofficieel uittreksel (niet-gewaarmerkt).
Onofficieel uittreksel
Het onofficiële is een niet-gewaarmerkt uittreksel, waardoor het niet als bewijs geldt voor een inschrijving. Deze vorm van een uittreksel geeft je enkel een overzicht over de huidige stand van zaken van de gegevens van je bedrijf.
Officieel uittreksel
Als je wel een officieel uittreksel nodig hebt, zal je een gewaarmerkt uittreksel moeten aanvragen. Dit kan of digitaal of op papier. Een waarmerk zegt iets over de “echtheid” van een document, waardoor het wordt erkend bij bepaalde instanties en je partners.
Heb je het uittreksel fysiek nodig - om een legalisatie te verkrijgen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken een ambassade of consulaat - zal je het papier gewaarmerkte uittreksel moeten aanvragen bij de KvK.
Heb je enkel een uittreksel nodig om aan te tonen dat je bedrijf in Het Handelsregisters staat ingeschreven en dit gewaarmerkt moet zijn, moet je een digitaal gewaarmerkte uittreksel bestellen. Controleer wel van tevoren of deze versie geaccepteerd wordt door de KvK voordat je het bestelt. Na bestelling, ontvang je het uittreksel direct per e-mail in pdf formaat.
Hoe vraag ik een uittreksel aan?
Als je een onofficieel uittreksel wil aanvragen om de actuele gegevens van een bedrijf in te zien, kan je een niet-gewaarmerkt uittreksel hier aanvragen voor € 2,40. Als je een officieel bewijs van inschrijving nodig hebt en dit op papier moet, kan je deze hier aanvragen. Deze kost € 15,60 en ontvang je per post met een bevestiging van je bestelling. Als je hier klikt, zie je een voorbeeld van een digitaal gewaarmerkt uittreksel. Via deze link kan je het digitale uittreksel aanvragen.
Kan je ook een Engelstalig uittreksel aanvragen?
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je een Engelstalig gewaarmerkte uittreksel nodig hebt, deze kan je ook aanvragen bij de KvK op papier (€ 15,60) en ook in digitale vorm (€ 7,80). De uittreksels zijn qua inhoud precies hetzelfde als de Nederlandstalige, het enige verschil is de taal. Alle standaardtermen zoals naam, adres en bevoegdheid worden gewoon vertaald naar het Engels. Dit is echter voor bepaalde gegevens niet mogelijk, aangezien er voor deze gegevens geen generieke vertaling naar het Engels voor bestaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bedrijfsomschrijving (SBI-omschrijving), de beschreven beperkingen van een volmacht en de functietitels van functionarissen. Het Engelstalige uittreksel Handelsregister wordt niet altijd geaccepteerd, omdat dus niet alle gegevens worden ingevuld. Daarom wordt er soms gevraagd om de Nederlandse versie van het uittreksel erbij te leveren. Wij raden derhalve ook aan dat je de partij waarmee je de zaken doet informeert of en hoe zij het Engelstalige uittreksel accepteren.
Waar vraag ik een uittreksel uit het bevolkingsregister aan?
Dit is een heel ander soort uittreksel dan het uittreksel van het Handelsregister. Het uittreksel uit het bevolkingsregister is namelijk een bewijs dat je ingeschreven staat in de gemeente waar je woont, ook wel de basisregistratie personen genoemd. Deze bevat de persoonsgegevens van de inwoners van Nederland. Je kan je eigen uittreksel aanvragen bij de gemeente waar je woont.
Tot slot
Het is belangrijk dat je je gegevens altijd goed op orde hebt, zodat je zakenpartners dit kunnen inzien voordat ze samen met je willen werken, maar ook voor de orde van je eigen bedrijf. Je kan deze gegevens opvragen door middel van een uittreksel van het Handelsregister bij de KvK. Er zijn verschillende soorten, dus lees dit artikel rustig door om dit onderscheid te herkennen. Kom je er niet helemaal uit? Neem gerust contact op met één van onze adviseurs!